Gespecialiseerde software maakt sterke opmars in de groensector

In een niet zo ver verleden was administratie wel eens een heikel punt bij kleine en middelgrote tuinaannemers. Veel gegevens werden manueel genoteerd en moesten herhaaldelijk opnieuw ingebracht worden. De komst van programma’s als Excel, Word of andere software, die niet specifiek op de sector gericht waren, bracht daar enige verbetering in, maar de situatie liet ook dan nog veel te wensen over. Voor echte administratieve vereenvoudiging was het wachten op Groensoft, een programma ontwikkeld door de Use It Group in 2002.

Centralisatie en gebruiksvriendelijkheid

Gedaan met het invoeren van losse gegevens op een klantenfiche, om ze dan over te typen op een tuur. Dit waren onnodig veel handelingen die veel tijd vergden en vaak aanleiding gaven tot fouten. Ook een mooie layout van de documenten zorgde voor de nodige uitdagingen. Met Groensoft beschikt de tuinaannemer nu over een krachtige, gecentraliseerde tool die alle aspecten van de job bestrijkt: van klantenbeheer over projectinformatie, prijsberekeningen en offertes, analyses, facturatie tot en met nacalculatie. Het programma wordt ook gelinkt met een mobiele Time App, die toelaat om op de werf gepresteerde uren, gebruikte machines en verbruikte materialen in te geven. Alle gegevens worden slechts éénmaal ingebracht en zijn vervolgens automatisch aan alle modules van het programma gelinkt. Ze komen ook automatisch in de nacalculatie op klant- en projectniveau terecht. De heldere layout en de logische opbouw zorgen alvast voor een intuïtieve en gebruiksvriendelijke software, die binnenkort nog verbeterd en versterkt zal worden bij de release van de nieuwe versie.

Efficiënt contactenbeheer

Dankzij Groensoft zijn alle gegevens van klanten, leveranciers en onderaannemers direct opvraagbaar en aanpasbaar. Ze zijn gebundeld per klant waardoor je snel offertes, facturen, e-mails en andere informatie kan terugvinden. Het programma bevat ook een handige zoekfunctie die onder andere werkt op naam, adres en offertenummer. Op basis van het adres kan meteen een routeplanning opgeroepen worden.

Gegevens op projectniveau

De gegevens en documenten zijn gerangschikt per project, zodat de gebruiker op één plaats offertes, brieven, facturen, externe bijlagen, zoals plannen of foto’s, en andere projectgebonden informatie kan raadplegen. Afspraken en specifieke taken, net als alle in- en uitgaande e-mailverkeer, worden automatisch aan het juiste project gekoppeld.

Moeiteloos offertes opmaken

Groensoft  zorgt voor een snelle en nauwkeurige berekening van prijzen van uren, materialen en planten. In een oogwenk kan de gebruiker vanuit de bibliotheek de goedkoopste leveranciers uitzoeken. Om het nog makkelijker te maken, kan Groensoft via GreenSupply een database van 16.000 planten oproepen. Offertes opmaken was nog nooit zo eenvoudig.

Snel creëren van vorderingsstaten

Vanuit de goedgekeurde offerte wordt automatisch een eerste vorderingsstaat gecreëerd. Ook verletstaten, schuldvorderingen, facturen of eventuele prijsherzieningen worden met één muisklik naar de betrokken partijen doorgestuurd.

Foutloos registreren op de werf

Met de Groensoft Time App kan men via een smartphone of tablet de nodige registraties op de werf ingeven. Op die manier raakt geen enkel gepresteerd uur van eender welke medewerker vergeten. Ook gebruikte machines, planten en materialen worden, samen met de nodige foto’s, via deze App vastgelegd en via de Cloud aan het juiste project gekoppeld.

Weet wat je verdient

Nacalculatie is extreem belangrijk in de groensector. Door het automatisch vergelijken van de offerte met de uiteindelijke totaalkost kan voor elk project de winstmarge bekijken worden of kan men vaststellen waar eventueel het schoentje wringt door onverwachte meeruitgaven.

Het sluitstuk: de factuur

In Groensoft kunnen verkoopfacturen vanuit offertes, projectfases, vorderingsstaten of nacalculatie gegenereerd worden. De opvolging van de verkoopfacturen verloopt geautomatiseerd. Ze worden automatisch afgeboekt en via de software kunnen ook betalingsherinneringen verstuurd worden Ook aankoopfacturen worden op eenzelfde handige manier beheerd.

Verhelderende analyses

Met een laatste feature van Groensoft kan de gebruiker op een eenvoudige manier analyses maken. Meteen wordt duidelijk hoeveel omzet en winst gegenereerd wordt, wie de topleveranciers en -klanten zijn of welke materialen voor de meeste omzet gezorgd hebben. Ook de verhouding tussen het aantal offertes en de effectieve verkopen komt zo aan het licht. Net als de uiteindelijke rendabiliteit van elk gerealiseerd project.

Toekomstgericht

Een belangrijk deel van de Groensoft gebruikers bestaat uit kleine tot middelgrote tuinaannemers, met andere woorden bedrijven in volle evolutie. Wanneer een bedrijf groeit, groeit de Groensoft software mee. Het programma is er immers op voorzien om probleemloos extra gebruikers, functies en nieuwe modules toe te voegen.

Dankzij Groensoft worden de vele bijkomende, tijdrovende taken op vlak van beheer en administratie op een gebruiksvriendelijke manier geautomatiseerd, waardoor de tuinaannemer zich helemaal op zijn job en bedrijfsresultaten kan concentreren. Uit een bevraging bij een kleine 10.000 Groensoft klanten blijkt dat het gebruik van de software binnen de kortste keren tot een tijds­besparing van ruim 33 % geleid heeft. De software werkt volledig in de Cloud, waardoor gegevens altijd en overal beschikbaar zijn, zowel op Windows als op Mac. Naast Groensoft ontwikkelde de Use IT Group ook al gelijkaardige oplossingen voor bouwbedrijven en architecten.